TARSYS® rental

... wurde konzipiert für die Abwicklung des papierlosen Turn-Around von Mietfahrzeugen. Es gestattet auf wirtschaftliche Weise im Autovermietgeschäft eine lückenlose Dokumentation der Fahrzeugrücknahmen vorzunehmen.

Der Einsatz von TARSYS® rental eignet sich ebenfalls für die Abwicklung der Fahrzeugrückgabe von Mitarbeitern in größeren Firmenfuhrparks.

Mobilgeräte

Nutzen für die Anwender des Systems liegen in der zeitnahen, papierlosen Bereitstellung sämtlicher Daten für die Fakturierung erbrachter Leistungen. Ferner erhöht der Einsatz von TARSYS® rental die Transparenz über Zustand und Status der gesamten Fahrzeugflotte. Eine Voraussetzung für die bestmögliche Auslastung sämtlicher Ressourcen.

TARSYS® rental umfasst Hard- und Software- Komponenten zur drahtlosen Datenkommunikation (UMTS/GPRS, WLAN) sowie zur Identifikation von Fahrzeugen, Personal und Parkplatznummern mittels Barcodetechnik. An Ein- und Ausfahrten können kostengünstige Kamerasysteme mit automatischer Kennzeichenerkennung zur Registrierung der Fahrzeuge und zur Steuerung der Schranken eingesetzt werden.

Kamerasystem an Schranke

Darstellung von Altschäden und papierlose Erfassung von Neuschäden mittels drahtloser Mobilcomputertechnik erlauben die Durch- führung eines effizienten Schadensmanage- ments.

Modernste Datenbanktechnologie und Datenzugriff über Internetprotokoll gestatten, TARSYS® rental an die DV Systeme der Autovermieter anzubinden, die Fahrzeugakten automatisch fortzuschreiben, einzusehen und auszuwerten.

Zur Zeit wird TARSYS® rental an 6 deutschen Flughäfen und in den 15 Stadtbüros eines großen Autovermieters in München eingesetzt.

Hier können Sie sich die  Leistungsbeschreibung  zu TARSYS® rental herunterladen.

Beschreibung des Systems

Das System besteht aus drei Hauptkomponenten, einer Client-Server Anwendung für die Verwaltung aller Stamm- und Bewegungsdaten, einer mobilen Komponente für die effektive Datenerfassung bei der Fahrzeugrücknahme und einem Kommunikationsmodul für den drahtlosen Datenaustausch über WLAN (Wireless LAN) oder GPRS zwischen PC-Anwendung und Mobilgerät und dem Datenaustausch über Internet mit fremden DV-Systemen.

Überblick Mobile Komponente

grafische
Schadenserfassung

Menügesteuert werden mit dem Mobilgerät, ausgestattet mit dem Microsoft Pocket-PCs Betriebssystem, alle erforderlichen Daten zum gesamten Durchlauf eines Fahrzeugs unter Verwendung des eingebauten Barcodescanners aufgenommen.

Um den unbefugten Zugriff auf die PDA-Anwendung zu verhindern, ist eine Benutzeranmeldung erforderlich, die durch Scannen des Barcodes auf dem Mitarbeiterausweis durchgeführt wird. Über diese Mitarbeiterkennung wurde auch ein Zugriffsrechtesystem auf dem PDA implementiert. Die Ausweise können mit Unterstützung der PC-Anwendung erstellt werden.

Ein Turn-Around beginnt immer bei der Ankunft eines Fahrzeugs mit der sogenannten Checkin-Erfassung.

Nach der Identifizierung des Fahrzeugs durch Scannen eines Barcodes bzw. Eingabe des Kennzeichens und sofortigem Abgleich mit dem zentralen Datenbestand wird die Schadenserfassung geöffnet, die für ein effektives Schadensmanagement unerlässlich ist.

Schadendetails

Bereits bekannte und im System gespeicherte Schäden werden dem Mitarbeiter angezeigt. Er kann neue erfassen und alte löschen, falls diese inzwischen beseitigt wurden.

Danach können über Auswahllisten fehlendes Standardzubehör bzw. vorhandenes Sonderzubehör und vom Fahrer gemeldete Mängel angegeben werden.

Weiterhin können Kilometer- und Tankstand sowie Verschmutzungsgrade für innen und außen registriert werden.

Der Mieter des Fahrzeuges kann die erfassten Daten durch seine Unterschrift auf dem Display des PDAs bestätigen. Wird ein mobiler Drucker mit einer Bluetooth-Kommunikation eingesetzt, so kann vom PDA sofort der Druck eines Belegs für den Mieter anstoßen werden.

Abhängig von den erfassten Daten und den vorhandenen Parametern des betreffenden Fahrzeugs, setzt der PDA den Status des Fahrzeugs automatisch auf "Werkstatt" bzw. "Verkauf", wodurch die richtige Weiterleitung des Fahrzeugs gewährleistet wird.

Auf Grund der drahtlosen Anbindung der Mobilgeräte über WLAN oder Mobilfunk (GPRS), stehen alle Daten umgehend im PC-Modul des Systems bereit.

Im mobilen System sind die weiteren Funktionen enthalten:

• Registrierung von Be- und Enttankungen


• Fahrzeugverlagerungen an definierte Standorte


• Arbeitszeiterfassung des Personal


• Übergabe der Schlüssel an den Autovermieter

Überblick PC-Komponente

Die Mandanten fähige Client-Server-Lösung enthält die folgenden Hauptkomponenten:

• Stammdatenverwaltung
  Alle benötigten Stammdaten des Systems und Parameter für die Mobilanwendung werden zentral verwaltet.


• Benutzerverwaltung und Zugriffsrechte
  Sowohl die PC-Benutzer wie auch die Mobilgerätebenutzer werden mit ihren individuell definierten Zugriffsrechten verwaltet.


• Checkin-Verwaltung:
  Sämtliche Daten, die im Mobilgerät zu einem Checkin erfasst wurden, stehen hier zur Bearbeitung für Benutzer mit den entsprechenden Rechten bereit. Implementierte Kontroll- und Überwachungsmechanismen sorgen für konsistente Daten und die termingerechte Abwicklung und Steuerung einiger Abläufe. Normale Fahrzeugumläufe bzw. Fahrzeugverlagerungen von Standort A nach B dürfen z. B. festgelegte Zeiten nicht überschreiten



Checkinverwaltung



• Schlüsselübergaben
  Diese Funktionen unterstützen durch Barcodeerfassung am PC die Rückgabe der Schlüssel abgefertigter Fahrzeuge durch die Fahrer im zentralen Büro und die gebündelte Übergabe der Schlüssel mittels gedruckter Schlüssellisten an den Autovermieter.


• Lieferscheinverwaltung
  Durch Vorgabe eines Zeitraums werden aus den vorhandenen Checkin-Daten automatisch die erbrachten Leistungen ermittelt und zu Lieferscheinen je Kunde (betreute Autovermietgesellschaften) zusammengefasst. Eine manuelle Bearbeitung ist nachträglich möglich.


• Fakturierung
  Auf Basis Kunden bezogener Preislisten werden die Leistungen der Lieferscheine bewertet und in Rechnungen überführt. Der Versand von Rechnungen und Lieferscheinen kann direkt aus der Anwendung als PDF-Dokument per Mail erfolgen.


• Statistiken
  Verschiedene Umsatzstatistiken, Auswertungen zu erbrachten Leistungen und Personalstatistiken stehen zur Verfügung. Für versierte Anwender kann ein zusätzliches Auswertemodul basierend auf SQL-Abfragen mit Listengenerator geliefert werden.


• Hilfsprogramme
  Hier stehen unter Anderem Funktionen zur Erstellung von Barcodeetiketten und Mitarbeiterausweisen zur Verfügung.

Überblick Kommunikation

Der als Service eingerichtete Kommunikationsserver ist für den Datenaustausch der PDAs mit der Zentrale und dem Austausch der Daten mit den Fremdsystemen über Internet verantwortlich.

Daten für die Mobilgeräte, die sich im PC geändert haben, werden automatisch erkannt und synchronisiert. Eintreffende Daten der PDAs werden entgegengenommen, verarbeitet und in der Datenbank gespeichert. Falls die Kommunikation zu dem Fremdsystem eines angeschlossenen Autovermieters aktiviert ist, wird bei festgelegten Zuständen der Checkins automatisch ein Datenaustausch angestoßen.

Programm-Updates für den PDA werden ebenfalls automatisiert durchgeführt. Steht im Zentralsystem eine neue Programmversion bereit, so wird diese automatisch an das Mobilgerät übertragen und eigenständig installiert.

Überblick WEB-Komponente

Die WEB-Komponente wurde entwickelt, um Kunden (Autovermietgesellschaften), die nicht über Internet-Schnittstelle an TARSYS® rental angebunden sind, einen Überblick über ihre Fahrzeuge, die sich gerade im Turn-Around befinden, zu ermöglichen.

Nach der Anmeldung bei TARSYS® rental können durch Vorgabe einiger Auswahlkriterien die gewünschten Fahrzeuge mit ihren Zustandsdaten selektiert werden.

Datenauswahl Web-Modul

Aus einer Übersichtsliste der selektierten Fahrzeuge kann auch eine Detaildarstellung angewählt werden. Ein Ausdruck und Export der Daten im Excel-Format ist selbstverständlich auch möglich.

Detaildarstellung eine Fahrzeugs